Wijzigen e-mailadres

 

Wijzigen van email adres is alleen mogelijk voor medewerkers van de TU Delft.

E-mailadressen kunnen door twee oorzaken gewijzigd worden:

 

  1. Wijziging in het bronbestand
  2. Handmatige wijziging van het adres


1. Wijzigingen in het bronbestand

Gegevens van personen worden binnen de TU Delft geregistreerd in bronbestanden: het HRM systeem (Peoplesoft) voor medewerkers en het inschrijvingsysteem (Isis+) voor studenten. Op basis van die naamgegevens wordt het e-mailadres gegenereerd. De namen die in de bronsysytemen worden opgenomen, zijn de namen zoals die wettelijk zijn vastgelegd (in GBA of paspoort). Voor gehuwde medewerkers geldt dat zij een verkeursnaam kunnen aangeven, waarbij de keuze is tussen de eigen achternaam, de achternaam van de partner of een combinatie van beide.

Wijzigingen in de naamsgegevens in de bronbestanden (Peoplesoft of Isis+) kunnen leiden tot wijziging van e-mailadres.

 

Let op:
Wijzigingen van het e-mailadres op basis van wijzigingen in het bronbestand kunnen handmatige wijzigingen overschrijven. Neem snel contact op met de Servicedesk als u de handmatige wijziging wilt handhaven!


2. Handmatige wijzigingen

Handmatige wijzigingen kunnen plaatsvinden op verzoek van de gebruiker. Wijzigingsverzoeken moeten worden ingediend bij de servicepunten en worden behandeld door een commissie, waarin de organisaties P&O (personeel en organisdatie), M&C (marketing en communicatie) en ICT zijn vertegenwoordigd.

Deze commissie hanteert de volgende regels:

  • Er wordt per persoon hoogstens eenmaal handmatig gewijzigd. Handmatige wijzigingen worden niet teruggedraaid.
  • Er worden geen alias-adressen aangemaakt. Dit veroorzaakt een verkleining van de mogelijke te genereren e-mailadressen, hetgeen bij veel voorkomende namen kan leiden tot problemen bij het vinden van geschikte e-mailadressen. Het is ongewenst een onderscheid maken in behandeling tussen personen met een veel voorkomende naam en anderen.
  •  Er wordt niet gewijzigd in de initialen.
    • Terugbrengen van het aantal initialen verkleint de mogelijkheid e-mailadressen te genereren. (zie regel hierboven).
    • Het gebruik van initialen bestaande uit meer letters, bijvoorbeeld in de vorm van Th en Ph, wordt niet toegestaan.

Omgang samengestelde familienamen
In veel vooral Spaans of Portugees sprekende landen wordt de achternaam gevormd door een combinatie van achternamen van vader en moeder. Dit leidt tot soms heel lange namen, die de persoon in kwestie nooit gebruikt. Deze staan wel in het paspoort en worden dus zo opgenomen in Peoplesoft. Over het algemeen wordt als volgt gehandeld:

‘indien een persoon een samengestelde achternaam in het paspoort heeft staan en consequent slechts een deel van deze achternaam gebruikt, dan kan het e-mailadres worden aangepast.’ 

Dit kan ook van toepassing zijn voor namen uit sommige Aziatische landen, waarbij in het paspoort alle voor- en achternamen in de achternaam worden opgenomen.

 

Regels bij wijzigingen
Bij wijziging van e-mailadres wordt de betreffende persoon automatisch via e-mail van deze wijziging op de hoogte gesteld. Bij wijziging wordt het oorspronkelijke adres voor medewerkers 1 jaar (365 dagen) en voor studenten 3 maanden (90 dagen) aangehouden en worden de berichten, die naar dat adres worden gezonden, doorgezonden naar het nieuwe adres. De persoon zelf moet dus zijn/haar contacten verwittigen van het wijzigen van zijn/haar e-mailadres.

 

 

Naam auteur: Webbeheer SSC-ICT
© 2017 TU Delft

Metamenu